为进一步规范淮南师范学院后勤保障与基本建设处零星维修水电木瓦材料采购、仓库管理及材料领用,根据日常零星维修需要,结合学校维修相关管理办法,特制定本采购及领料管理办法,须遵照执行。
1、申请采购
(1)各专业班组根据维修需要提出采购申请,填写《水电与节能管理中心材料采购申请单》,并在“申请专业队长签字”一栏签字确认;科室负责人对《水电与节能管理中心材料采购申请单》进行审核后,在“科室负责人签字”一栏签字确认,并报分管处长审批。此申请单一式两联,第一联科室负责人留存,第二联申请专业队长留存。
(2)填写采购申请时,“材料名称”、“规格”请根据实际需要规范填写,同时强调在今后采购中同类“材料名称”、“规格”的填写须保持一致。
2、采购程序
(1)分管处长同意后,由科室负责人负责组织采购。根据申请采购的预算金额,采购金额超过五万元以上的(含五万元)按照学校招投标管理办法有关规定程序进行采购,能够批量采购且金额五万元以下的在供应商库内询价采购,金额较小或为急需材料可直接在供应商库内随买随用。
(2)采购过程中,不论“批量采购”还是“零星采购”,均需由申请采购人办理材料入库登记验收手续。特殊情况供应商直接送到现场用于应急维修时,也需在事后补办入库登记和领用手续。要求供应商《送货单》上填写的“材料名称”、“规格”与《水电与节能管理中心材料采购申请单》中的“材料名称”、“规格”必须保持一致。
3、材料领用
(1)维修各专业班组领料时,提前写好《淮南师范学院零星维修领料单》,然后到仓库管理人员那领取维修材料。领料单一式二联,第一联领料班组留存,第二联仓库管理人员留存。《淮南师范学院零星维修领料单》下面“领料人”签字一栏由专业队长签字确认,“仓库主管”签字一栏由仓库管理员签字确认,“批准”签字一栏由科室负责人签字确认。
(2)班组填写《淮南师范学院零星维修领料单》时,“材料名称”和“规格”一栏必须与《水电与节能管理中心材料采购申请单》中“材料名称”和“规格”保持一致。
4、维修回执
(1)维修工作结束后,请认真填写《淮南师范学院日常零星维修申报、回执单》,“验收人”签字一栏必须让维修申报单位相关人员签字确认。每周一由专业队长把上周维修结束的《淮南师院日常零星维修申报、回执单》整理好递交给仓库管理人员审核确认并做好登记和留存。单项维修金额超过2000元的零星维修,须由使用方(或报修人)、处督查室和科室相关人员共同验收。
(2)部门维修人员填写《淮南师院日常零星维修申报、回执单》时,所用维修材料的名称和规格必须与《水电与节能管理中心材料采购申请单》中的“材料名称”和“规格”保持一致,所用数量填写准确,方便仓库管理人员核实登记。
(3)维修更换下的材料、设备等可以回收的必须送交仓库统一回收,统一处置,已列入学校资产的设备、办公家具类须由资产管理员办理报废手续。
5、材料盘存
(1)每半年由科室负责人、处督查室人员、仓库管理员共同负责对仓库材料进行一次集中盘存,分类清点材料数量做好登记,据实填写《水电与节能管理中心仓库盘存明细表》,并由参与人员共同签字确认。
(2)盘存前准备工作:由两位仓库管理员事先将仓库材料分类集中放置,并贴上标签;打印好空白《水电与节能管理中心仓库盘存明细表》;
(3)仓库管理人员根据材料采购、领用、维修回执及盘存情况,每半年进行一次汇总分析,交科室负责人审核后向处务会进行汇报。
6、其他
本办法自发布之日起执行。
附件:附件1.2.3.4.docx
1、水电与节能管理中心材料采购申请单
2、淮南师范学院零星维修领料单
3、淮南师院日常零星维修申报、回执单
4、《水电与节能管理中心仓库盘存明细表》